Una década de Icoms (parte 3)

En esta tercera parte de la serie “Una década de Icoms Technologies” escribiré un poco acerca del año 2004, momento en que por diferentes razones nos tocó aprender a delegar a la fuerza y manejar la empresa a control remoto, Roberto desde Buenos Aires, Argentina y yo desde Nashville, Tennessee en Estados Unidos mientras estudiaba una maestría en negocios (MBA).

Porqué? Cómo sucedió esto…

La razón de estudiar una maestría en negocios en 2004 fue que gané una beca Fulbright, becas del el gobierno de Estados Unidos para ciudadanos de países amigos como parte de un programa de intercambio cultural iniciado en 1945.

Yo me dí cuenta del programa de becas en una charla del 2001, y en el 2002 decidí que aplicaría ya que no tenía nada que perder. Me comencé a preparar desde ese año para tomar los exámenes requeridos (GMAT y TOEFL) e investigar acerca de universidades y programas de maestría. En el 2003 apliqué al programa y después de casi un año de suspenso me confirmaron que en julio de 2004 viajaría a estudiar en Vanderbilt University.

Y si me voy… que haremos? Planes A, B y C

Una de las cosas más difíciles al momento de tomar la decisión de aplicar a la beca fue pensar en lo que pasaría con Icoms en caso de que me tocara alejarme por 2 años de la empresa.

Al inicio del proceso, cuando tenía que enviar el formulario de aplicación no me preocupaba mucho de lo que pasaría ya que no tenía ni idea si me iban a seleccionar… pero cerca de Junio 2003 me llamaron para la entrevista y luego me confirmaron que estaba en la lista de pre-selección. Estar en esa lista no me daba seguridad 100% de que me ganaría la beca, pero debía tomar todas las acciones necesarias para estar listo en caso de ser seleccionado.

A todo esto, en Icoms yo me encargaba de la mayoría de las tareas de contacto con clientes, administración de proyectos y otros… Roberto se encargaba más de la parte técnica de los servidores, programación y algunos clientes… ya habíamos contratado a Wilson como diseñador pero no se relacionaba con clientes aún. No teníamos una estructura muy robusta de personal… si yo me iba el impacto sería considerable.

Lo que hicimos entonces fue pensar en tres escenarios probables para Icoms:

  • Escenario A: No me dan la beca y todo sigue igual
  • Escenario B: Si me dan la beca y cerramos la empresa
  • Escenario C: Si me dan la beca y dejo entrenado a alguien para que tome mi rol

Pero porqué “cerrar la empresa”? que pasaba con mi socio? porqué él no se encargaría de todo?
Pues a Roberto también le salió la oportunidad de viajar por un tiempo prolongado. Él se iba para Argentina desde mediados del 2004 y permanecería allá por un año y medio. Entonces estabamos obligados a cerrar o delegar todo dejando la empresa en manos de otros.

Y entonces… que hacíamos?
De las tres, la más fácil era la opción A, pero no obtendría el final feliz de ganarme la beca para estudiar en Estados Unidos.

La opción B era relativamente fácil en el sentido de que no tendría que preocuparme por una empresa a control remoto mientras estudiaba, pero implicaba la tarea complicada, tediosa y emocionalmente cargada de cerrar la empresa y perder de todo lo que habíamos obtenido hasta ese momento (prestigio, buena cartera de clientes y más).

La opción C era fue la mejor y la cual decidimos tomar. Durante el año que me tocaría esperar para conocer mi destino estuve entrenando a Wilson (nuestro primer empleado) para que a mi salida él pudiera hacer todo lo que yo hacía, es decir, reunirse con clientes para escuchar sus necesidades, escribir propuestas/cotizaciones, administrar los proyectos, documentar todo para la parte contable, etc….

Inicios del 2004

Ya con la decisión tomada, comenzamos el 2004 con el plan en mente y comence a llevar a Wilson a las reuniones con clientes. Le empezamos a dar más responsabilidades para que desde ya se fuera encargando de proyectos de inicio a fin. Me pareció buena idea delegar la mayoría de mis funciones desde el inicio del año para que, si realmente me tocaba irme del país, Wilson estuviera listo y con algunos meses de experiencia manejando todo.

Para ese momento teníamos muchos clientes y proyectos de comercio electrónico, un diario/periódico nacional al que dabamos hosting y mantenimiento, proyectos del gobierno, clientes en Estados Unidos y en general, mucha actividad… rápidamente vimos que sin los dos fundadores, era casi imposible que una sola persona manejara todo. Decidimos entonces contratar a alguien más, alguien que se encargaría de todo lo administrativo y de cosas delicadas como firmar contratos y manejar las cuentas bancarias. Esta tarea se la confiamos a un amigo en común que teníamos con Roberto y que yo conocía desde la infancia (fuimos al mismo colegio)… además de todo el ahora era Licenciado en Derecho, algo muy útil si le íbamos a dejar el ‘Poder Legal’ de la empresa… aunque lo principal era el nivel de confianza que podíamos depositar en él.

Entonces, estábamos listos con la estructura nueva que consistiría en:

1) Legal y Administrativo: Allan Monroy

2) Diseño, Producción y Contacto con Cliente: Wilson Sánchez

3) Dirección a Control Remoto y Producción remota: Roberto Brevé desde Argentina y yo desde USA… nos convertimos en personal offshore de la empresa… trabajando todo remotamente y coordinando por email y skype.

Me dieron la beca

Ya era Mayo 2004 y aún no me confirmaban de la beca… en ese momento yo ya me había desligado del trato con clientes nuevos, no quería involucrarme en proyectos porque si me confirmaban de la beca tendría que viajar en Julio.

Entonces decidí hacer un experimento de dos meses en que yo me iría de la ciudad donde teníamos la empresa (Tegucigalpa) y viviría en San Pedro para estar más cerca de mi novia y a la vez haríamos un test-drive para que Wilson y Allan comenzaran a trabajar desde ya de la forma en que serían los próximos 24 meses.

Luego, cerca del 20 de Junio Fulbright me confirmó que me darían la beca para estudiar en Vanderbilt University y que tenía que estar en Estados Unidos el 10 de Julio… tenía menos de 20 días para preparame para viajar.

Resultó que el test-drive de Icoms completamente delegado a Wilson y Allan fue más corto que los dos meses, pero el experimento fue muy útil para poder irme tranquilo. Roberto no se fue al mismo tiempo que yo, creo que el estuvo todavía unos 3 o 4 meses en Honduras y luego comenzó ya la etapa en que Icoms estaría totalmente sin sus fundadores presentes en el día a día (al menos físicamente… por que estábamos permanentemente en comunicación vía internet).

Aprendizaje

  • Si querés algo tenés que buscarlo (duh!)… no fue fácil conseguir la beca, pero si no lo hubiera intentado y trabajado duro para obtenerla la oportunidad no me iba a caer del cielo. Todo el proceso requirió de mucha autodeterminación, perseverancia y simplemente actitud de ‘ejecutar’… nadie te ayuda si vos mismo no te ayudas. (En otro post hablaré más acerca de toda la experiencia de Fulbright).
  • No podemos conocer lo que pasará en el futuro… pero podemos prepararnos para escenarios probables.
    Tomar decisiones con anticipación y prepararse para diferentes escenarios hace que podamos enfrentar el destino de nuestras empresas y proyectos… talvez soy demasiado organizado pero en situaciones como la que viví en ese momento no podía dejar todo para después y decir ‘allí vemos que hacemos cuando sea el momento’. Sirvió mucho comenzar los ajustes en la empresa con un año de anticipación aún sin saber si tendríamos que ejecutar el plan o no.
  • Delegar es difícil pero necesario. Los emprendedores  al inicio tienen (tenemos?) la tendencia de querer hacer y controlar todo… no delegar nada… pero con el tiempo uno va aprendiendo que si no delegas no podes crecer. Siempre hay cosas que se sacrifican cuando se delega… nadie hará las cosas de la misma forma que vos, pero eso no implica que sea razón para no soltar un poco de control. Es difícil pero necesario, el truco es identificar que tareas y/o procesos son delagables y cuales realmente tenés que controlar para mantener la calidad y nivel deseado en tu empresa.

Continuará…

Esto es todo por hoy… en el próximo post de esta serie seguiré con “2005 – Primer año de Icoms sin sus fundadores”